提醒!这样报销电话费,小心个税和社保有风险!

很多企业有这样的事情:员工因公发生了通讯费,需要拿着发票来报销。尤其是营销型的公司,跑业务的不是公司给配发了专门的手机和卡,就是可以每月报销一定额度的电话费。但是,也有一些企业,即便是员工因私发生了电话费,也会给员工报销。这个时候,企业会计在处理这笔费用的时候就需要注意了:这笔钱实质上不属于企业的经营费用,给员工报销,只能是以工资、报酬或者福利的形式。比如,常见的有,公司不同职位的人,每个月都会有一定的话费补贴,需要拿发票报销(或直接以工资的形式发放)。针对上述两种通讯费的发放形式,我们来简单聊一下企业如何具体进行报销通讯费。1、第一种,因公支出。这种的票需要公司抬头的才行,只要能够合理的解释,税务局那边也没有检测到什么异常,就没什么问题。(但是问题是开不到公司抬头发票,我们后面详细讲。)除非你公司找事,报销的电话费是天文数字,或者跟业务量严重偏离,一般税务局也不会过来找你麻烦。这种情况下,属于实报实销,也不牵扯到个税以及社保基数相应的东西。会计处理上也比较简单,就是:借:费用类科目贷:银行存款。2、第二种,凭票报销,本质上可以认为是一种人人有份的福利、补贴。这种在发票抬头上没有强制要求,公司抬头最好,员工个人抬头的问题也不大。但是,这种情形下,会涉及到个人所得税。对应的,也会跟社保基数有所关联。严格的来讲,是应该纳入社保基数的。不过,只是严格的来讲而已,实务中并没有十分严格,没有计入基数也不会出啥大问题。会计处理上:借:福利费科目贷:应付职工薪酬3、第三种,属于第二种的一种延伸,直接随工资发放。这种情形下,就不需要员工提供发票了。但是,也是涉及个税和社保基数。会计处理上:借:工资类科目贷:应付职工薪酬到这里,就分析完了通讯费的报销情况。但是有一种情况,一直困扰着大家:因公支出,但是没有取得公司抬头的发票。怎么办?像第一种情况,不是公司的卡,电话费也都只能以个人实名的抬头进行开票。虽然实质上,你是因公支出,但是形式上却无法证明。进而,就可能引发税务风险:1、第一个风险,无法进行税前扣除。各地税务局对于这事儿的口径也不一样:有的地方说可以扣除:有的地方说不可以扣除:2、第二个风险,被税务局认定为变相的福利补贴,需代扣代缴个税。所以,如果公司有大量的个人抬头的实报实销的电话费发票入账,风险还是不小的。那么,如何规避这样的风险呢?我们的建议是:直接以公司名义办卡,并配发手机,给需要的员工用,这样就可以开公司抬头发票了。
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